Τρόπος κατάργησης διπλότυπων στο Excel - Διαγραφή διπλών σειρών με λίγα κλικ

Το Excel έχει πολλές εφαρμογές, όπως παρακολούθηση του αποθέματος, διατήρηση λίστας αλληλογραφίας, δημιουργία αναφορών πωλήσεων και πολλές άλλες.

Καθώς μεγαλώνει η βάση δεδομένων, ένα βασικό ζήτημα που αντιμετωπίζουν πολλοί χρήστες είναι η λήψη διπλών τιμών και γραμμών. Αυτό μπορεί να κάνει τους υπολογισμούς σας ανακριβείς και θα κάνει τους ανθρώπους να αμφισβητήσουν την ικανότητά σας.

Θα μπορούσατε να καταλήξετε να δώσετε μια συνοπτική αναφορά με διπλές τιμές ή ακόμη και να στείλετε μια επιστολή στο ίδιο άτομο δύο φορές. Επομένως, θα πρέπει να βρείτε και να αφαιρέσετε τα διπλά για να αποφύγετε αυτά τα μικρά λάθη που θα μπορούσαν να έχουν σοβαρές επιπτώσεις.

Επιλογή 1: Χρήση του εργαλείου κατάργησης διπλότυπου

Δεδομένου ότι αυτό το πρόβλημα συμβαίνει πολύ, υπάρχει μια ειδική εντολή σε μια κορδέλα που διευκολύνει την αντιμετώπιση διπλών αντιγράφων. Αυτό ισχύει για τις πρόσφατες εκδόσεις του Microsoft Office suite, όπως το Excel 2007 έως το 2016.

Επιλέξτε τον πίνακα στον οποίο θα εργαστείτε

Αρχικά, πρέπει να επιλέξετε τα κελιά που στοχεύονται, καθώς το εργαλείο μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αφαίρεση διπλότυπων σε ολόκληρες σειρές ή μερικώς αντίστοιχες εγγραφές.

Μπορείτε να το κάνετε αυτό επιλέγοντας τον πίνακα και, στη συνέχεια, πατώντας Ctrl + A. Θα πρέπει να βεβαιωθείτε ότι το αρχικό αρχείο είναι αποθηκευμένο καθώς η διαδικασία διαγράφει μόνιμα τα αντίγραφα.

Κάντε κλικ στην καρτέλα δεδομένων στο επάνω μέρος της οθόνης

Αφού επιλέξετε το εύρος, ελέγξτε το επάνω μέρος της οθόνης και κάντε κλικ στην καρτέλα δεδομένων. Θα εμφανιστούν οι διάφορες εντολές και στη συνέχεια θα πρέπει να ελέγξετε για «αφαίρεση διπλών αντιγράφων» και να κάνετε κλικ σε αυτό.

Ένα μικρό πλαίσιο διαλόγου θα εμφανιστεί στην οθόνη. Η πρώτη σειρά επιλέγεται αυτόματα καθώς έχει επιλεγεί η ένδειξη "Τα δεδομένα μου έχουν κεφαλίδα". Εάν δεν υπάρχει κεφαλίδα και τα δεδομένα ξεκινούν στην 1η σειρά, αποεπιλέξτε αυτήν την επιλογή.

Πατήστε το κουμπί OK για να αφαιρέσετε τα διπλά

Ολόκληρος ο πίνακας είναι τώρα επιλεγμένος και έτσι πρέπει να προχωρήσετε και να πατήσετε το κουμπί OK. Αυτό θα διαγράψει όλα τα διπλότυπα. Οι λεπτομέρειες διαγραφής εμφανίζονται στην οθόνη με μοναδικές τιμές που απομένουν και εμφανίζεται ο αριθμός των διπλών καταχωρήσεων.

Ωστόσο, εάν θέλετε να καταργήσετε μερικά αντίγραφα με βάση συγκεκριμένες στήλες, θα πρέπει να τα επιλέξετε, αφήνοντας τα υπόλοιπα. Εάν ο πίνακας περιέχει πολλές στήλες, είναι καλύτερο να καταργήσετε την επιλογή όλων και, στη συνέχεια, απλώς επιλέξτε αυτές που χρειάζονται αφαίρεση διπλών.

Μόλις τελειώσετε, θα πρέπει να κάνετε κλικ στο OK. Στη συνέχεια, οι διπλότυπες πληροφορίες θα αφαιρεθούν και οι λεπτομέρειες θα εμφανίζονται στην οθόνη.

Επιλογή 2: Χρήση προηγμένων φίλτρων στο Excel

Το προηγμένο εικονίδιο φίλτρου σάς βοηθά να εντοπίσετε και να διαγράψετε διπλότυπα στο Excel. Αυτό μπορεί να χρησιμοποιηθεί στην πιο πρόσφατη σουίτα του Microsoft Office και στην έκδοση 2003. Πρέπει να ανοίξετε το υπολογιστικό φύλλο Excel και να επιλέξετε όλα κάνοντας κλικ στο Ctrl + A.

Κάντε κλικ στην καρτέλα δεδομένων και μετά στο κουμπί για προχωρημένους κάτω από την ενότητα ταξινόμησης και φίλτρου

Στη συνέχεια, πρέπει να κάνετε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα στο επάνω μέρος της οθόνης όπου εμφανίζονται διαφορετικές ενότητες κάτω από αυτήν. Αναζητήστε την ενότητα ταξινόμησης και φίλτρου και κάντε κλικ στο κουμπί για προχωρημένους.

Θα εμφανιστεί ένα παράθυρο διαλόγου στην οθόνη όπου μπορείτε είτε να επιλέξετε «αντιγραφή σε άλλη τοποθεσία» είτε «φιλτράρισμα της λίστας στη θέση του». Το τελευταίο κρύβει όλες τις σειρές με διπλότυπα ενώ η πρώτη δημιουργεί αντίγραφο των εγγραφών.

Προσαρμόστε το εύρος δεδομένων στο "εύρος λίστας"

Στο πλαίσιο διαλόγου, υπάρχει ένα πεδίο εύρους λιστών με δεδομένα που συμπληρώνονται από το Excel. Αν θέλετε να αλλάξετε το εύρος, μπορείτε να το προσαρμόσετε στο «εύρος λίστας».

Το κενό του εύρους κριτηρίων και η αντιγραφή στο πεδίο είναι χρήσιμο μόνο εάν έχετε επιλέξει να αντιγράψετε σε άλλο μέρος. Διαφορετικά, αφήστε το κενό για την επιλογή "φιλτράρετε τη λίστα στη θέση".

Επιλέξτε το πλαίσιο "Μόνο μοναδικές εγγραφές"

Στο ίδιο πλαίσιο διαλόγου, υπάρχει ένα πεδίο με την ένδειξη "μοναδικές εγγραφές μόνο" - επιλέξτε αυτό το πλαίσιο. Αυτό λέει στο Excel να φιλτράρει τα διπλά ενώ διατηρεί μοναδικές καταχωρήσεις.

Κάντε κλικ στο OK για να αφαιρέσετε διπλότυπα

Αφού ακολουθήσετε αυτήν τη διαδικασία, μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί OK για να απαλλαγείτε από τα αντίγραφα. Στη συνέχεια, το έγγραφο περιέχει διπλά δεδομένα εκτός από αυτά που έχουν αφαιρεθεί.

Καθώς η διαδικασία υποθέτει ότι υπάρχουν κεφαλίδες στο έγγραφο, εάν η 1η σειρά περιέχει ένα αντίγραφο, δεν θα καταργηθεί. Διαγράψτε το μη αυτόματα εάν δεν είναι κεφαλίδα.

Όταν χρησιμοποιείτε τη διαδικασία σύνθετου φίλτρου, μπορείτε να καταργήσετε διπλότυπα μόνο σε ολόκληρο τον πίνακα, καθώς δεν υπάρχει επιλογή να το κάνετε μερικώς. Ωστόσο, μπορείτε να αφαιρέσετε διπλότυπα και, ταυτόχρονα, να δημιουργήσετε ένα αντίγραφο των δεδομένων.

Επιλογή 3: Χρήση ενός διπλού εργαλείου αφαίρεσης με 2 κλικ του ποντικιού

Εκτός από τους ενσωματωμένους διπλούς αφαιρετές, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε πρόσθετα όπως το Ablebits duplicate remover για να απαλλαγείτε από τα διπλά. Το εργαλείο είναι πολλαπλών χρήσεων και μπορεί να εκτελέσει και άλλες λειτουργίες. Λειτουργεί σε όλα τα λειτουργικά συστήματα και σε όλες τις εκδόσεις του Excel. Εδώ θα επικεντρωθούμε σε έναν τρόπο χρήσης του εργαλείου που παίρνει μόνο 2 κλικ στο ποντίκι.

Επιλέξτε το κελί στον πίνακα ενδιαφέροντος

Ελέγξτε τον πίνακα στον οποίο πρέπει να αφαιρέσετε τις εγγραφές, και στα δεδομένα Ablebits κάντε κλικ στο "dedupe table". Αυτό επιλέγει ολόκληρο τον πίνακα και το πλαίσιο διαλόγου θα ανοίξει με όλες τις στήλες που επιλέγονται αυτόματα.

Επιλέξτε διαγραφή διπλότυπων από την αναπτυσσόμενη λίστα στο πεδίο "επιλέξτε την ενέργεια"

Κάτω δεξιά, υπάρχει μια αναπτυσσόμενη λίστα κάτω από το πεδίο επιλογής δράσης. Επιλέξτε τη διαγραφή διπλής επιλογής και πατήστε OK. Οι διπλές τιμές θα διαγραφούν εκτός από την 1η εμφάνιση.

Κατάργηση διπλότυπων σε βασικές στήλες

Η διαδικασία κλικ 2 ποντικιών μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αφαίρεση διπλότυπων σε συγκεκριμένες σειρές κάτω από κρίσιμες στήλες. Για να το κάνετε αυτό, καταργήστε την επιλογή των άλλων στηλών αφήνοντας αυτές που θέλετε να αφαιρέσετε. Ακολουθήστε δύο παραπάνω σημεία και τα αντίγραφα θα καταργηθούν.

Η ενέργεια επιλογής μπορεί να χρησιμοποιηθεί για άλλες λειτουργίες, όπως η αντιγραφή διπλότυπων σε άλλη τοποθεσία χωρίς να τις διαγράψετε. Χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού για να επιλέξετε ανάλογα, ώστε το φύλλο Excel να είναι καθαρό και χωρίς σφάλματα.

Τελικό Word

Η διαγραφή διπλότυπων στο Excel είναι απλή χρησιμοποιώντας τις τρεις επιλογές που επισημαίνονται παραπάνω. Η διαδικασία είναι εύκολη και με αυτόν τον οδηγό μπορείτε να το κάνετε με μερικά κλικ για να λάβετε την απόλυτη βοήθεια ανάθεσης και βοήθεια από το Excel.

Όταν εργάζεστε στο Excel θα πρέπει πάντα να καθαρίζετε το σύνολο δεδομένων σας, εξαλείφοντας τυχόν μη επαγγελματικά σφάλματα. Εάν συναντήσετε οποιεσδήποτε προκλήσεις, βεβαιωθείτε ότι τα δεδομένα που υποβάλλονται σε επεξεργασία δεν είναι αθροιστικά ή περιγραμμένα.

Σε τέτοιες περιπτώσεις, πρέπει να αφαιρέσετε τα αθροίσματα και το περίγραμμα και στη συνέχεια να χρησιμοποιήσετε οποιαδήποτε από τις παραπάνω μεθόδους. Στη συνέχεια, τα δεδομένα θα καθαριστούν, καθιστώντας ευκολότερη την επεξεργασία τους.