Πώς να αυτοματοποιήσετε τη ζωή σας και τις καθημερινές εργασίες με το Zapier

Κάθε μέρα, εκτελούμε εκατοντάδες μικρές εργασίες. Από μόνοι τους, δεν παίρνουν πολύ χρόνο. Μπορούν όμως να προστεθούν, ειδικά αν λάβετε υπόψη τον χρόνο για ένα ολόκληρο έτος.

Αλλά είμαστε τεχνολόγοι και είναι το 2020. Πώς μπορούμε να χρησιμοποιήσουμε εργαλεία όπως το Zapier για να κάνουμε τα ρομπότ να κάνουν αυτά τα πράγματα για εμάς;

  • Τι είναι το Zapier;
  • Τι μπορούμε να κάνουμε με το Zapier Zaps;
  • Zap 1: Λάβετε ένα κείμενο εάν πρόκειται να βρέξει με το Zapier
  • Zap 2: Εκτυπώστε μια δοκιμή κάθε εβδομάδα με το Google Cloud Print
  • Zap 3: Ειδοποιήσεις εργασίας για το περιοδικό Smashing με το Gmail

Τι είναι το Zapier;

Το Zapier είναι ένα εργαλείο αυτοματισμού που συνδέει όλες τις εφαρμογές που αγαπάτε και δημιουργεί ισχυρές πλήρως αυτοματοποιημένες ροές εργασίας. Είτε αυτοματοποιεί την αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είτε διασφαλίζει ότι μια νέα ανάρτηση ιστολογίου λαμβάνει ένα tweet, μπορούμε να καταργήσουμε τα χειροκίνητα βήματα των συνηθισμένων εργασιών για να επικεντρωθούμε σε άλλα πράγματα που είναι σημαντικά.

Κάθε φορά που δημιουργείτε μια νέα ροή εργασίας, δημιουργείτε ένα "Zap". Είναι ουσιαστικά ο τρόπος του Zapier να δώσετε ένα όνομα στη ροή εργασίας που δημιουργείτε.

Τι μπορούμε να κάνουμε με το Zapier Zaps;

Το εξαιρετικό μέρος για το Zapier είναι ότι κάθε ενσωμάτωση εφαρμογών καθιστά το API του διαθέσιμο μέσω Zapier σε άλλες ενσωματώσεις εφαρμογών, δίνοντάς σας έναν τόνο επιλογών για σύνδεση και δημιουργία ισχυρών ροών εργασίας.

Συγκεκριμένα, θα μάθουμε πώς να κάνουμε μερικά πράγματα:

  • Αποστολή κειμένου κάθε πρωί εάν πρόκειται να βρέξει
  • Ρυθμίστε μια εβδομαδιαία εργασία εκτύπωσης για να διατηρείτε το μελάνι σας φρέσκο
  • Λάβετε email για νέες θέσεις εργασίας στον πίνακα εργασιών του Smashing Magazine

Ενώ κάθε μια από αυτές τις εργασίες είναι μικρή, καταλήγουν να σας εξοικονομούν πολύ χρόνο. Και αν είστε δημιουργικοί, μπορείτε να αξιοποιήσετε αυτές τις ροές εργασίας για να προσαρμόσετε πολύ περισσότερα.

Ξεκινώντας με έναν λογαριασμό Zapier

Προτού ξεκινήσουμε τη ρύθμιση των ροών εργασίας, θα χρειαστείτε έναν λογαριασμό.

Η εγγραφή στο Zapier είναι δωρεάν και μπορείτε να ξεκινήσετε 5 δωρεάν Zaps, οπότε δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για το κόστος εδώ.

Τώρα ας πάμε στο Zaps.

Zap 1: Λάβετε ένα κείμενο εάν πρόκειται να βρέξει με το Zapier

Για να πάρετε μια ιδέα για το πώς λειτουργεί αυτό, θα ξεκινήσουμε με κάτι απλό. Πρόκειται να δημιουργήσουμε ένα Zap που θα μας στείλει ένα μήνυμα κειμένου εάν ο καιρός προβλέπει βροχή.

Για να ξεκινήσετε, κάντε κλικ στο μεγάλο κουμπί Make a Zap στην επάνω αριστερή πλευρά της σελίδας όταν είστε συνδεδεμένοι στο λογαριασμό σας.

Εδώ, ο Zapier θέλει να μάθει την πρώτη εφαρμογή που θέλουμε να συνδέσουμε. Εφόσον πρόκειται να βασίσουμε το Zap μας στον καιρό, αναζητήστε το «καιρό» και επιλέξτε Weather by Zapier .

Στη συνέχεια, θα σας ζητήσει να επιλέξετε ένα Trigger Event , όπου θα επιλέξετε "Will It Rain Today;", και στη συνέχεια μπορείτε να κάνετε κλικ στο κουμπί Συνέχεια .

Όταν επιλέγετε το Weather ως εκδήλωση, απαιτούνται λίγες πληροφορίες για να μας δώσετε μια εξατομικευμένη πρόβλεψη. Ιδιαίτερα, απαιτεί το γεωγραφικό πλάτος και μήκος σας, το οποίο μπορούμε να αναζητήσουμε χρησιμοποιώντας το latlong.net.

Στη συνέχεια, μπορείτε να εισαγάγετε το γεωγραφικό πλάτος και το μήκος σας στην οθόνη Προσαρμογή πρόβλεψης του Zapier, να επιλέξετε τις μονάδες σας από προεπιλογή στο Fahrenheit και, στη συνέχεια, να κάνετε κλικ στο μεγάλο κουμπί Συνέχεια .

Σε αυτό το σημείο, μπορείτε να κάνετε κλικ στο Test Trigger , το οποίο απλά διασφαλίζει ότι λειτουργεί και κάντε κλικ στο Συνέχεια ξανά.

Τώρα θα πούμε στον Zapier τι να κάνει με τις πληροφορίες μόλις ξέρει ότι θα βρέξει.

Στον πίνακα "Κάντε αυτό ...", αναζητήστε "sms" και επιλέξτε SMS από το Zapier .

Θα αφήσουμε την εφαρμογή και το συμβάν ως προεπιλογές, επομένως στην επόμενη οθόνη μπορείτε απλώς να κάνετε κλικ στο κουμπί Συνέχεια .

Τώρα, για να σας στείλει ένα κείμενο το Zapier, πρέπει να επαληθεύσει ότι ο αριθμός τηλεφώνου σας ανήκει σε εσάς ή ότι ο αριθμός τηλεφώνου εγγράφεται εν γνώσει του για αυτά τα κείμενα. Για να το κάνετε αυτό, σας στέλνει ένα εφάπαξ PIN που θα εισαγάγετε.

Κάντε κλικ στο Σύνδεση σε SMS από το Zapier , το οποίο θα ανοίξει ένα αναδυόμενο παράθυρο.

Εδώ, εισαγάγετε τον αριθμό τηλεφώνου σας και επιλέξτε Sms ή Call ως τη μέθοδο επαλήθευσης, οπότε θα επικοινωνήσει μαζί σας με ένα PIN.

Με αυτό το PIN, εισαγάγετέ το στο πεδίο και κάντε κλικ στο Συνέχεια .

Σε αυτό το σημείο το παράθυρο θα κλείσει και θα σας μεταφέρει στην αρχική ροή. Εδώ, κάντε κλικ στο Συνέχεια ξανά.

Τώρα μπορούμε να προσαρμόσουμε το κείμενο που λαμβάνουμε.

Στο πεδίο From Number , το Zapier δίνει μια σειρά από αριθμούς τηλεφώνου που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε. Μπορείτε είτε να επιλέξετε έναν αριθμό για να στέλνετε πάντα, από τον οποίο μπορείτε να ρυθμίσετε ως επαφή, ώστε να γνωρίζετε ότι είναι Zapier ή μπορείτε να επιλέξετε Random , ο οποίος θα χρησιμοποιεί έναν τυχαίο αριθμό κάθε φορά.

Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο εσωτερικό του Μηνύματος και θα εμφανιστούν ορισμένες επιλογές. Θέλω να μάθω ό, τι είναι δυνατό αν πρόκειται να βρέξει, συμπεριλαμβανομένης της πιθανότητας, της μέγιστης θερμοκρασίας και της περίληψης, ώστε να μπορούμε να επιλέξουμε όλα ή όσα θέλουμε και πάλι να κάνουμε κλικ στο Συνέχεια .

Τελικά θα δοκιμάσουμε αν το Zap μας λειτούργησε. Σε αυτό το σημείο όλα πρέπει να διαμορφωθούν, οπότε κάντε κλικ στο κουμπί Δοκιμή και αναθεώρηση και θα λάβετε ένα δείγμα κειμένου!

Σημείωση: Εάν επιλέξετε ένα από τον αριθμό, ενδέχεται να είστε περιορισμένοι στο πόσο συχνά μπορείτε να λαμβάνετε κείμενα, οπότε αν δεν το λάβετε αμέσως, αυτός μπορεί να είναι ο λόγος. Η ρύθμιση τυχαίας βοηθά στην αποτροπή αυτού του ζητήματος, αλλά ο αριθμός δεν είναι συνεπής.

Και μόλις είστε ικανοποιημένοι με τη διαμόρφωση, μπορείτε να κάνετε κλικ στο Ενεργοποίηση Zap .

Θα λάβετε τώρα κείμενα το πρωί εάν ο καιρός προβλέπει βροχή!

Zap 2: Εκτυπώστε μια δοκιμή κάθε εβδομάδα με το Google Cloud Print

Αυτό δεν ακούγεται συναρπαστικό, αλλά έχετε περάσει ποτέ ένα μεγάλο χρονικό διάστημα όπου δεν εκτυπώσατε κάτι, μόνο για να καταλήξετε με στεγνές κεφαλές εκτυπωτή ή ακόμα χειρότερα, έναν πλέον ανάρπαστο εκτυπωτή;

Μπορούμε να το αποφύγουμε απλώς εκτελώντας μια εβδομαδιαία εργασία εκτύπωσης που διατηρεί το μελάνι του εκτυπωτή μας ωραίο και φρέσκο.

Για αυτό, θα χρησιμοποιήσουμε το Google Cloud Print. Για να το κάνετε αυτό, θα πρέπει να το έχετε ήδη διαμορφώσει με τον λογαριασμό σας Google.

Ας δημιουργήσουμε ένα νέο Zap και αυτή τη φορά για την αναζήτηση "Όταν συμβεί αυτό ..." αναζητήστε και επιλέξτε Προγραμματισμός από τον Zapier .

Στη συνέχεια μπορείτε να επιλέξετε ένα Trigger Event της κάθε εβδομάδας και κάντε κλικ στο κουμπί Συνέχεια .

Στη συνέχεια, μπορείτε να επιλέξετε την ημέρα της εβδομάδας και την ώρα της ημέρας που θέλετε να εκτυπώσετε. Προσωπικά εκτελώ αυτήν την εργασία εβδομαδιαίως στις 8 μ.μ. τις Κυριακές ακριβώς πριν από την έναρξη μιας νέας εβδομάδας. Μόλις διαμορφωθεί, κάντε κλικ στο Συνέχεια .

Σε αυτό το σημείο, μπορούμε να κάνουμε κλικ στο Test trigger, το οποίο όπως πριν βεβαιωθεί ότι λειτουργεί σωστά και μετά μπορούμε να κάνουμε κλικ στο κουμπί Συνέχεια .

Τώρα, για το "Κάντε αυτό ..." θέλουμε να εκτυπώσουμε, οπότε αναζητήστε και επιλέξτε το Google Cloud Print .

Και για την ενέργεια, επιλέξτε Υποβολή εργασίας εκτύπωσης .

Σε αυτό το σημείο, θα πρέπει να συνδεθείτε στο Google Cloud Print. Αυτό θα ανοίξει ένα παράθυρο και θα πρέπει να συνδεθείτε μέσω του Google, ώστε το Zapier να μπορεί να διασυνδέεται με την υπηρεσία.

Μόλις συνδεθείτε, κάντε κλικ στο Συνέχεια .

Τώρα μπορούμε να διαμορφώσουμε την εργασία εκτύπωσης. Εδώ θα θέλουμε να καθορίσουμε τι εκτυπώνουμε.

Στα παραπάνω, διαμορφώνουμε:

  • Ποιος εκτυπωτής: ο εκτυπωτής στον οποίο θέλουμε να εκτυπώσουμε για σύνδεση με το Google Cloud Print
  • Περιεχόμενο: μπορεί να είναι μια διεύθυνση URL για ένα έγγραφο, HTML ή απλό κείμενο. Χρησιμοποιώ ένα URL που είναι μια απλή δοκιμαστική σελίδα που έφτιαξα και έχει χρώμα σε αυτό
  • Τύπος περιεχομένου:  θα θελήσετε να το ορίσετε ανάλογα με το τι έχετε ορίσει στο Περιεχόμενο. Εάν ορίσετε μια διεύθυνση URL όπως έκανα, θα πρέπει να είναι διεύθυνση URL
  • Τίτλος της εργασίας εκτύπωσης: το όνομα της εργασίας, ώστε να μπορείτε να την δείτε στα αρχεία καταγραφής εκτύπωσης
  • Αριθμός αντιγράφων: πιθανώς απλά θέλω 1, έτσι δεν σπαταλά μελάνι και χαρτί
  • Χρώμα ή μονόχρωμο: θα θέλατε να το ορίσετε ρητά αν θέλετε χρώμα. Η ιδέα είναι να ανανεώσετε όλα τα δοχεία μελανιού, επομένως μόνο το μαύρο εκτύπωσης δεν θα βοηθήσει το έγχρωμο μελάνι, οπότε στην περίπτωσή μου επέλεξα το χρώμα

Τα υπόλοιπα πεδία είναι προαιρετικά, μπορείτε να προσαρμόσετε τις προτιμήσεις σας.

Με το σετ διαμόρφωσης, κάντε κλικ στο κουμπί Συνέχεια και παρόμοιο με το προηγούμενο, μπορούμε να κάνουμε κλικ στο Test για να δούμε την εργασία εκτύπωσης σε δράση και αν είμαστε ευχαριστημένοι, μπορούμε να κάνουμε κλικ στο Ενεργοποίηση Zap !

Εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε το ίδιο έγγραφο, μπορείτε να το βρείτε εδώ: //fay.io/printer-test.pdf

Zap 3: Ειδοποιήσεις εργασίας για το περιοδικό Smashing με το Gmail

Εάν ψάχνουμε για δουλειά, μπορεί να είναι πόνο να επισκέπτεστε κάθε συμβούλιο εργασίας κάθε μέρα (ή κάθε ώρα, σωστά;). Αλλά μπορούμε να αυτοματοποιήσουμε αυτήν τη διαδικασία όταν την υποστηρίζει ο πίνακας εργασίας.

Ευτυχώς, πίνακες εργασιών όπως το περιοδικό Smashing Magazine και πολλοί άλλοι παρέχουν τροφοδοσίες RSS, τις οποίες μπορούμε να συνδέσουμε απευθείας στο Zapier για να αυτοματοποιήσουμε τη λήψη email κάθε φορά που δημοσιεύεται μια νέα εργασία.

Για να ξεκινήσετε, ας δημιουργήσουμε ένα νέο Zap, και αυτή τη φορά, αναζητήστε RSS και επιλέξτε RSS by Zapier .

Για μας ενεργοποίησης συμβάντων , επιλέξτε Νέο στοιχείο στη ροή , στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί Συνέχεια .

Σε αυτό το σημείο, θέλουμε να εισαγάγουμε μια διεύθυνση URL ροής. Αυτή θα είναι η διεύθυνση URL της ροής XML RSS που οι ιστότοποι διαθέτουν. Για το περιοδικό Smashing, μπορείτε να το βρείτε εδώ:

//www.smashingmagazine.com/jobs/feed

Επομένως, εισαγάγετε το παραπάνω URL στη διεύθυνση URL ροής (μπορείτε να αφήσετε κενό το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης ) και διατηρήστε επιλεγμένο το διαφορετικό GUID για το τι ενεργοποιεί ένα νέο στοιχείο ροής . Στη συνέχεια, κάντε κλικ στο Συνέχεια .

Όπως και συνήθως, τώρα μπορείτε να δοκιμάσετε τη σκανδάλη για να βεβαιωθείτε ότι λειτουργεί. Εάν η τροφοδοσία RSS είναι έγκυρη, αυτό θα είναι ομαλό, διαφορετικά ενδέχεται να εμφανιστεί κάποιο σφάλμα. Η παραπάνω διεύθυνση URL πρέπει να είναι έγκυρη!

Στη συνέχεια, πρέπει να επιλέξουμε τι θέλουμε να κάνουμε με το νέο αντικείμενο. Εφόσον το θέλουμε μέσω email, μπορούμε να επιλέξουμε την υπηρεσία email μας, η οποία στην περίπτωσή μου είναι το Gmail.

Για τη δράση μας, θέλουμε να στείλουμε email .

Στη συνέχεια, θέλετε να συνδεθείτε στον λογαριασμό σας, παρόμοιο με αυτό που κάναμε με το Google Cloud Print. Αυτός πρέπει να είναι ο λογαριασμός σας Google με τον οποίο χρησιμοποιείτε το Gmail.

Τώρα όταν προσαρμόζουμε το email μας, θέλουμε να συμπεριλάβουμε τα εξής:

  • Προς: όπου θέλετε να αποστέλλονται, πιθανώς στον ίδιο λογαριασμό με τον οποίο συνδεθήκατε στο Gmail
  • Από: επιλέξτε τον λογαριασμό σας στο Gmail
  • Από το Όνομα: μπορεί να είναι οτιδήποτε θα αναγνωρίσετε, όπως θα χρησιμοποιήσω το Colbybot
  • Θέμα: μπορεί να είναι ό, τι θέλετε, αλλά μια χρήσιμη ιδέα θα μπορούσε να είναι το "New Job Alert:" ακολουθούμενο από την επιλογή του τίτλου από την αναπτυσσόμενη επιλογή
  • Τύπος σώματος: μπορείτε να φύγετε ως Απλό
  • Κύριο μέρος: Θα πρότεινα να συμπεριληφθούν όλα τα διακριτικά που θα βρείτε χρήσιμα, συμπεριλαμβανομένου του Τίτλου, της Περιγραφή και του συνδέσμου

Μόλις ολοκληρώσετε τη διαμόρφωση, μπορείτε να πατήσετε συνέχεια. Στη συνέχεια, όπως και στο παρελθόν, κάντε κλικ στην επιλογή Δοκιμή και κριτική και θα λάβετε το δοκιμαστικό email σας.

Τέλος, αν είστε ικανοποιημένοι με τη διαμόρφωση, ενεργοποιήστε το Zap και απολαύστε την αναζήτηση εργασίας σας!

Τι άλλο μπορείς να κάνεις?

Περισσότερες ιδέες

Ακολουθούν περισσότερες ιδέες που θα σας οδηγήσουν στη σωστή κατεύθυνση:

  • Δημοσίευση Tweets στο Slack: κάθε φορά που ένας λογαριασμός κάνει tweet ή κάποιος από μια λίστα λογαριασμών tweets, δημοσιεύστε αυτό το tweet στο Slack
  • Αρχείο Github Bugs στην Jira: κάθε φορά που κάποιος επισημαίνει ένα Github Issue με μια ετικέτα "bug", δημιουργήστε ένα νέο εισιτήριο στην Jira με αυτές τις λεπτομέρειες του Issue
  • Δημοσίευση αντικειμένων RSS στο Twitter: γράφετε το δικό σας περιεχόμενο; Ρυθμίστε μια ροή RSS για να δημοσιεύσετε αυτόματα ένα tweet με τη νέα σας ανάρτηση ιστολογίου

Όχι Βοηθός Google

Το μόνο πράγμα που μου λείπει αυτή τη στιγμή είναι ο Βοηθός Google, αλλιώς θα είχα συμπεριλάβει κάποιες ιδέες Zap για αυτό. Το IFTTT υποστηρίζει τον Βοηθό Google για απλούστερες ροές, αλλά το Zapier μπορεί να γίνει πιο ισχυρό.

Webhooks

Το Zapier υποστηρίζει αγκίστρια ιστού - που σημαίνει ότι μπορείτε πραγματικά να κάνετε ό, τι θέλετε. Παρόλο που πρόκειται για μια εξαιρετική δυνατότητα, μπορείτε να ρυθμίσετε ορισμένες προσαρμοσμένες ροές εργασίας βάσει νέων δεδομένων που βλέπει ο Zapier ή να δέχεται αιτήματα που δημοσιεύετε για την ενεργοποίηση άλλων αυτοματισμών.

Ποιο είναι το αγαπημένο σου Zap;

Μου αρέσει να ακούω νέους δημιουργικούς τρόπους χρήσης του Zapier. Μοιραστείτε μαζί μου στο Twitter!

Ακολουθήστε με για περισσότερα Javascript, UX και άλλα ενδιαφέροντα πράγματα!

  • ; Ακολούθησέ με στο τουίτερ
  • ; ️ Εγγραφείτε στο Youtube μου
  • ✉️ Εγγραφείτε στο Newsletter μου